Die digitale Organisation in der Pandemie

Ein Erfahrungsbericht. Wie wir Mitten in der Krise eine Organisation gründeten, ohne uns jemals gesehen zu haben.





Als Gastbeitrag erschienen auf fairlinked.org am 22. März 2021


Die Pandemie stellt uns seit nunmehr über einem Jahr vor viele Herausforderungen. Wir mussten uns innerhalb kürzester Zeit auf Neuerungen in der Kommunikation und in der Teamzusammenarbeit mit besonderen Umgangsformen einstellen. Wir machten Erfahrungen mit den Pros und Kontras dieser neuen, meist auf Zoom stattfindenden Teamarbeit. Was sind unsere Learnings aus diesem Jahr? Auf welche 5 Säulen müssen wir im Aufbau und in der Entwicklung einer digitalen Organisation nun setzen?


Im November 2020 gründete ich mit ein paar Visionär*innen und Enthusiast*innen ein neues Netzwerk rund um das Thema Nachhaltigkeit. Wir lernten uns alle bereits online bei einer Weiterbildung zum Umwelt- und Nachhaltigkeitsmanager kennen. Wir stellten auch online fest, dass wir alle an einen systemischen und nachhaltigen Denkansatz glauben, um die Herausforderungen unserer Zeit angehen zu können. Mit diesem uns verbindenden Ziel waren die Richtung des Netzwerks bzw. der Organisationsgründung sowie der Name “Systaimability” (System + Aim + Sustainability) schnell gefunden. Heute sind wir um die Erfahrungen von bisher zwei online organisierten Meetups mit unzähligen, vorangegangenen Zoom-Calls, Slack-Gruppen-Diskussionen, kreativen Canva-Vorlagen für Social Media-Posts und Präsentationen sowie einem prall gefüllten Google Dokumentenordner reicher. Wir haben Teilnehmende aus der ganzen Welt mit großartigen Speaker*innen, die wir ebenfalls nur digital angefragt und kennenlernen durften, erreicht.


Unsere Learnings für eURE ORGANISATION


Was waren nun aber bislang unsere Learnings aus der digitalen Zusammenarbeit? Und wie kann ich diese für eure eigene Arbeit im Team auf dem Weg zu einer digitalen Organisation einordnen? Welche 5 Säulen sind besonders wichtig?

Dies ist also der Versuch, euch einen Wegweiser durch die fünf häufigsten Annahmen im digitalen Raum und meine daraus resultierenden Einschätzungen zu geben. Daraus leite ich euch 5 Säulen für eine erfolgreiche online Zusammenarbeit ab.


1. Säule: Freie Arbeitszeiteinteilung und Verständnis für die jeweilige Situation der einzelnen Teammitglieder





Die meiste Zeit unserer Arbeit verbringen wir während der Pandemie nicht an einem Arbeitsplatz, sondern zuhause. Das ist nichts Neues! Was sich aber grundsätzlich dadurch verändert hat, ist unsere strikte Trennung von Arbeit und Freizeit. Dies kann negative Konsequenzen haben, dass etwa die Trennlinie zwischen der Bewältigung des Arbeitspensums und der bewussten Herausnahme von entspannten freien Zeiten verschwimmt. Schlimmstenfalls kann das zu schwerwiegenden psychischen Problemen sowie Erkrankungen führen.


Die positiven Konsequenzen aus dieser Art der Arbeitsgestaltung sehe ich in der individuellen Gestaltung der Zeitplanung eines jeden einzelnen. Das bedeutet, dass man sich nach der eigenen inneren Uhr und dem, großteils familiären Alltag, richten kann. Also sich nicht an die starre analoge Struktur von “9 to 5” halten zu müssen.


Was bedeutet diese neue Form des Zusammenarbeitens für uns als Team?


In meinem letzten Artikel “Stärkung von diversen und weiblichen Teammitgliedern” hier auf dem Blog habe ich über eine der wichtigsten Zutaten für das erfolgreiche Zusammenwirken von Teams geschrieben. Die Rede ist von “Wertschätzung”. Ohne ein gewisses Maß an gegenseitigem Verständnis für die jeweilige persönliche Situation einzelner Teammitglieder, kann ein Zusammenarbeiten im digitalen Raum nicht funktionieren.


Das große Problem und die größte Finte, der wir aufsitzen können, ist, zu glauben, nur weil wir digital miteinander vernetzt sind, muss der oder die andere immer und zu jeder Zeit erreichbar sein. Das funktioniert nicht! Tritt diese Überlastung und ungesteuerte Informationsflut ein, schwindet die Motivation und das gesamte Projekt läuft Gefahr, zu scheitern.


Die bessere Strategie ist also, die einzelnen, individuellen Bedürfnislagen ohne Wertung, vor allem ohne Abwertung, aufzunehmen. Die Aufgabenverteilung sollte nach dem Arbeitspensum jedes einzelnen aufgeteilt werden. Natürlich sollte auch hier ein gegenseitiges Commitment und Vertrauen herrschen.


Wir können diese Form der Teamzusammenarbeit als eine “Du bist ok, ich bin ok”-Haltung aus der Transaktionsanalyse beschreiben. Diese beruht auf einer gegenseitigen Wertschätzung, Anerkennung für die jeweilige Situation des Gegenüber und Vertrauen.

Bei Systaimability haben wir diese Haltung von Anfang an gelebt, sind damit in Einzelfällen nicht weitergekommen oder sogar enttäuscht worden. Wir haben aus unseren Erfahrungen gelernt, noch transparenter zu kommunizieren und diese innere Haltung im Team als eine wichtige erste Säule des Organisationsaufbaus zu erkennen.


2. Säule: Timeboxing bei Online-Meetings und Calls einhalten